Spool Office trasforma qualsiasi stampa AS/400 o TXT in documenti grafici di alta qualità o in documenti di Office. docPorter semplifica il lavoro degli utenti che consultano e archiviano i documenti,  acquisendo i dati di indicizzazione dei documenti direttamente da quelli immessi nell'applicazione gestionale.

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Grazie agli accessi a qualsiasi database è possibile acquisire informazioni mancanti per riportarle sui nuovi documenti, oppure per utilizzarle ai fini della distribuzione degli stessi.

I documenti possono essere automaticamente inviati via mail/PEC e FTP a singoli destinatari o a liste di distribuzione e sono disponibili integrazioni con i più diffusi prodotti fax per la trasmissione utilizzando questo supporto.

È attiva la creazione di cartelle documenti office e una archiviazione documentale.

I processi sono completamente automatici e gestiti da Robots che eseguono le azioni predisposte nel progetto.

Le azioni automatiche di Spool Office a cui si possono sottoporre le stampe oppure i PDF sono molteplici, tra cui la segmentazione, l’assegnazione nome ai file creati, la spedizione dei documenti via Email/PEC, FTP e via fax, l’archiviazione di file creati in cartelle dinamiche e l’archiviazione documentale file PDF che possono essere archiviati ed indicizzati in modo automatico con i dati rilevati dalla stampa o dal file PDF e completati anche con dati prelevati da database.

Il processo di elaborazione della stampa di Spool Office è completamente automatizzato. Appositi Robot eseguono, per ogni stampa, le varie azioni predisposte, anche in modalità condizionata. L’amministratore controlla tutti i processi da un'unica console, consultando le stampe in coda o in errore. Qualsiasi anomalia (stampanti fuori linea, permessi, ecc) viene intercettata e segnalata all’operatore: la stampa in errore viene sospesa e l’elaborazione continua con la stampa successiva, in modo da non bloccare mai il flusso delle code. La rielaborazione delle stampe in errore riprende dal punto dell’interruzione, e non dall’inizio.